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企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限編制方法(10號令解讀之三)
企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限編制方法(10號令解讀之三)
——保管期限表條目內容的細化

在上一期,《企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限編制方法(二)》中提出,文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表中要對“重要的”“一般的”進行細化,其中一種細化的方法是通過分析職責和其對應的業務流程來細化。本期介紹其他細化的方法,包括量化法和按職能細化法,盡可能采用量化詞或具體內容來代替“重要的”“一般的”。

一、細化標準

(一)時間標準

以時間為界限或主要因素來確定文件材料或檔案的價值。如總結類文件材料中,“年度工作總結”比“半年工作總結”和“季度工作總結”價值高。如規劃類文件材料,“中長期規劃”比“短期規劃”價值高。

(二)數量標準

將“重要的”、“一般的”轉化為相應的重量、金額等數量。如“重要的”是指500萬以上,“一般的”是指500萬以下。如有可能“一般的”分別有“30年”和“10年”保管期限的,還應再細化。

(三)來源標準

以檔案的形成者或形成領域來確定檔案的價值。

1.以檔案形成者的地位、級別、重要性確定檔案的價值。

2.以檔案是否本單位產生來確定文件材料價值。

3.在本單位制成文件中,具體的撰制者、制發機構對文件價值也有影響,領導人、決策機構、綜合性辦公機構、主要業務職能機構、人事機構、外事機構等制發的文件大多比較直接地反映本企業的基本情況,比較重要,價值高,因而選留的文件材料和保管期限長的文件

 二、10號令附表中有關條目的具體量化方法

(一)6.1(會議)請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要、媒體宣傳報道、錄音錄像

本條目細化可按照會議的層次或是會議文件材料的性質來細化,一般來說涉及企業經營、管理等的全局、間隔周期超過一年才召開一次的會議屬重要會議,保管期限可劃分為永久;每年都召開的公司級重要工作的專題性會議可劃分為30年,一般會議劃為10年。

(二)8有關機關和上級主管部門領導、社會知名人士檢查、視察、調研本企業工作時形成的文件、工作匯報、錄音錄像等文件材料

本條目可以按照人員的職級來細分,如可將省部級以上人員的劃為永久,司局級以下縣級以上為30年,縣級以下定為10年。具體劃分時還須結合企業規模或層級來確定。如地、市級領導對中央企業總部來說可能是非重要人員,而對地、市級管轄企業可能是重要人員。知名人士還包括文藝界演職人員、社會活動家、學者等。

同一級別領導來企業視察也要根據其活動或內容區分重要程度,如為了解決本企業實際問題的視察為重要活動,形成文件材料應劃為永久,如果僅做一般性檢查或視察,文件材料可劃為30年或10年。具體可細化為如下條目:

副省部級(含)以上領導干部的,副部級以下、處級以上(含)但為解決本企業具體問題做專題檢查、視察、調研的  永久

副部級以下、處級以上(含)領導干部一般檢查、視察、調研的,社會知名人士調研的  30

在執行本條款時,既要考慮上級領導級別,又要考慮上級領導視察、檢查事由的重要程度,具體情況具體分析,再確定保管期限。

(三)9本企業向有關機關、上級主管單位的請示、報告與有關機關、上級主管單位批復、批示

企業可根據歷年向有關機關、上級主管單位經常請示的事項細化文件材料。如公司治理、資產處置、經營決策、改革改制、人事安排、薪酬待遇等屬重要問題,應劃分為永久保管。請示和批復事項影響時間,如批復事項對企業未來較長時期產生作用或影響,則劃為永久;如在未來不長的時期內產生作用或影響,則劃為30年。

無批復的請示按是否重要事項劃分保管期限,一般劃為10年,但如是重要事項應劃分為30年。

(四)10本企業收到的有關機關、上級主管單位等相關機構制發的文件材料

企業可參考并根據歷年收到有關機關、上級主管單位的文件材料進行細化。劃分原則如下:

上級有關機關、上級主管單位下發的有關本企業設立、變更等有關的文件材料、任免本企業負責人文件材料、資產處置決定文件材料、授予榮譽文件材料、針對本企業生產經營事項的文件材料應劃分為永久。

上級有關機關、上級主管單位下發的與本單位產品、業務有關的而且需要辦理的可劃分為30年。

上級有關機關、上級主管單位普發性文件,本單位只作一般性傳閱,不需具體辦理的可劃分為10年。

(五)11.4.2本企業簽署的長期合同或協議及其補充件

可按合同金額來細化長期合同或協議。如可將50萬元以上的合同、協議定為重要事項,劃分為永久,50萬元以下的合同、協議定為一般事項,劃分為30年。具體金額應根據本企業實際情況確定。

(六)11.4.3本企業簽署的短期合同或協議及其補充件

可按合同金額來細化短期合同或協議。

(七)11.5本企業對其他單位或個人的資信調查、客戶管理等文件材料

可按客戶性質細化本條目文件材料。

(八)11.6本企業對外發布的公告、公示等文件材料

可按公告、公示內容涉及的事項進行細化。企業發布的公布一般涉及如下事項:招標、采購事項公告;人員招聘、任免事項公告;資本經營事項公告;法律聲明公告;應急處理、公共關系聲明公告;公開感謝信、獲獎事項;啟示事項、正式文件公布;代替企業年檢的企業年報。

(九)12直屬單位、所屬和控股企業的請示、報告、函與本企業的批復、復函等文件材料

可按涉及的問題進行細化,如可作如下細化:關于資產處置問題的;關于干部任免問題的;關于生產經營問題的。

(十)13.6.4物資采購審批手續、招投標文件材料、合同、協議、來往函件,物資保管臺賬、出入庫記錄等

可按物資種類進行細化,同一類物資可按金額進一步細化。

(十一)13.10客戶信息及資信調查文件材料

可按客戶重要程度細化,如細化為“戰略客戶”和“非戰略客戶”,“機構客戶”和“個人客戶”等等。

(十二)15.2.10企業職工培訓工作文件材料

可按職工層級或培訓期的長短來細化,如細化為“中層以上干部培訓文件材料”和“中層以下人員培訓文件材料”,“培訓期一周以上培訓文件材料”和“培訓期一周以下培訓文件材料”,“國外培訓文件材料”和“國內培訓文件材料”,

(十三)15.6信訪工作文件材料

可按問題的重要程度細化,如細化成“有領導批示的”和“無領導批示的”,文件材料較多的可按信訪問題細化。

(十四)16.4.6黨員學習教育等活動形成的文件材料

可按活動規模進行細化,如可細化為“中央發起的學習教育活動”和“本企業發動的學習教育活動”。

(十五)16.11.2民間團體活動過程形成的文件材料

可按民間團體性質、層次、規模進行細化。如細為“學術團體活動過程形成的文件材料”和“協會活動過程形成的文件材料”,“全國性民間團體活動過程形成的文件材料”和“區域性民間團體活動過程形成的文件材料”,“全委員活動過程形成的文件材料”和“專業委員會活動過程形成的文件材料”。

(十六)17.1企業接待工作計劃、方案,重要來賓有關的照片、錄音、錄像、題詞、講話、批示等

可按來賓規格或級別進行細化,具體可參考條目8

(十七)17.6企業紀念、慶典活動文件材料

可按紀念、慶典活動的重要程度和規模進行細化。如可細化為“逢510周年的紀念慶典”和“非逢510周年的紀念慶典”。

三、10號令附表中檔案保管期限需作調整的條目

(一)全部提升為永久保管期的條目

根據當前經濟發展形勢和要求,下列條目全部提升為永久保管,可不對“重要的”“一般的”進行細化,這些條目有:

13.3.5股票首次發行過程中形成的其他文件材料

23.3.6股票增發、配股文件材料

33.3.7增資擴股文件材料

43.3.8股權轉讓文件材料

53.3.9債權融資文件材料

63.4本企業股東、股權登記文件材料

73.5本企業融資工作中形成的其他文件材料

84.1.5本企業境外資產與產權權屬文件材料

911.1本企業非資本經營業務中與銀行、保險、證券、基金管理等金融機構業務往來的

1011.2本企業非資本經營業務中與會計、審計、法律事務所等機構往來文件材料

1116.6.3違紀案件立案報告、調查依據、審查結論、處理意見等文件材料

四、10號令附表中需按內容細化的條目

下列條目下的“重要的”“一般的”不能進行量化細化,而應按職能的具體內容進行細化。

(一)15.5綜合治理工作文件材料

綜合治理工作一般包括治安、環境治理、交通等職能工作,每項職能工作應按制度、工作計劃、總結、具體事務辦理等條目進行細化

(二)16.5企業宣傳統戰工作報告、會議紀要、調研、計劃、總結文件材料,民主黨派人員名單登記、活動記錄、精神文明建設方面文件材料

宣傳統戰工作報告、會議紀要、調研、計劃、總結文件材料,民主黨派人員名單登記、活動記錄等文件材料一般確定為永久;宣傳統戰工作計劃可確定為30年;精神文明建設應作為一項獨立職能進行處理,即制度、工作計劃、總結、具體事務辦理等條目進行細化。

(三)16.9女工工作、勞動競賽、文體活動、計劃生育等方面文件材料

應作為四項獨立職能進行處理,即制度、工作計劃、總結、具體事務辦理等條目進行細化。

(四)16.10共青團組織發展、勞動競賽、表彰先進、團費管理、文體活動等文件材料

應作為一項獨立職能進行處理,即制度、工作計劃、總結、具體事務辦理等條目進行細化,其中共青團組織發展、表彰先進、團費管理等文件材料一律確定為永久。

 

(本文轉載自《中國檔案》雜志2015年第5   作者:蔡盈芳   單位:國家檔案局經科司)

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